Q-Blog: Roy

Controle met meerwaarde

“Controle is saai. Het kost een hoop geld, maar voegt geen waarde toe. Ieder jaar komen weer dezelfde vragen. Er worden stukken gevraagd ‘voor het dossier’ maar de accountant kan mij niet uitleggen wat die toevoegen.” Allemaal begrijpelijke opmerkingen die wij vaak horen. Echter… het kan ook anders!

Een traditionele aanpak voegt vaak weinig toe

Toegegeven, een controle kost een hoop geld. Maar de rest van de opmerkingen komt vooral voort uit de gekozen controleaanpak met standaardwerkzaamheden en is vooral gericht op het voldoen aan regelgeving. Zonde, want het kan ook anders. Op een manier die leuk is voor u als klant én voor ons als controleteam.

Wij kiezen voor maatwerk

Wij kiezen voor een maatwerk aanpak, waarbij we in kaart brengen wat specifiek voor uw onderneming de risico’s zijn en hoe wij die kunnen afdekken. Is iets geen risico? Dan onderbouwen we dat en besteden er verder geen aandacht meer aan. Een voorbeeld van een risico dat veel accountants standaard opnemen is ‘volledigheid van de opbrengstverantwoording’, vaak vooral om discussies bij dossierinspecties te voorkomen. Een mooi voorbeeld hiervan in onze praktijk betreft een sterk omzet gedreven organisatie waar op alle niveaus de focus lag op maximaliseren van de omzet. Bovendien had het management in verband met verkoop aandelen belang bij een zo hoog mogelijk resultaat in een bepaalde periode. Wat denkt u, is het hier waarschijnlijk dat niet alle omzet wordt verantwoord? En tóch had de voorgaande accountant dat als risico opgenomen. Hierdoor besteedde hij ondertussen geen aandacht aan het veel waarschijnlijkere risico dat de omzet werd opgeblazen.

Zoeken naar uitzonderingen

Bovenstaande is een mooi voorbeeld waarom ‘standaard’ niet werkt. Bij de traditionele aanpak wordt vooral gezocht naar bevestiging ‘dat het goed is’. Onze aanpak bestaat juist uit het zoeken naar de uitzonderingen. Daarbij maken we veel gebruik van data-analyse. En dat levert bijna altijd wel interessante resultaten op:

Voorbeeld 1: urencontrole van personeel

Een voorbeeld is de controle van uren bij een detacheerder. Met de traditionele aanpak zou je dan een steekproef doen op de urenbriefjes om vast te stellen dat deze juist zijn verantwoord in de administratie. Wij pasten hier data-analyse toe en bevestigden daarmee niet alleen dat er geen grote afwijking in zat, maar pakten er ook interessante uitzonderingen en nuttige management-informatie uit zoals:

• Het feit dat enkele medewerkers een verlofdag als feestdag hadden geschreven, terwijl dit geen feestdag was. Dit ging hierdoor niet van hun vakantiedagen af;
• Medewerkers hadden op dagen meer dan 10 uur geschreven, maar hierop was geen overwerktarief toegepast. Op basis van de algemene voorwaarden was wel een overwerktarief van toepassing, tenzij specifieke andere afspraken waren gemaakt.
• Een medewerker op de loonlijst in de laatste maanden geen uren meer had verantwoord. De medewerker was al uit dienst, maar vergeten om de medewerker af te melden bij de salarisverwerker. Met enkele honderden medewerkers viel dit niet op en werd onterecht doorbetaald.

Voorbeeld 2: controle op de inkoopfacturen

Een ander voorbeeld was de controle van inkoopfacturen. De detacheerder huurde voor een aantal opdrachten freelancers in. Wij stelden hierbij d.m.v. data-analyse vast dat tegenover elke inkoopfactuur ook een verkoopfactuur stond. Hierbij stelden we vast dat in 1 geval bij een freelancer in 1 maand twee inkoopfacturen waren geboekt en maar 1 verkoopfactuur. Hierbij bleek bij de overgang naar het nieuwe financieel pakket de inkoopfactuur per ongeluk nogmaals ingeboekt te zijn, en was ook het bedrag van ca. € 15.000 nogmaals betaald. Bij de traditionele aanpak zou een steekproef zijn uitgevoerd en was deze afwijking waarschijnlijk niet geconstateerd.

Nieuwsgierig?

Op zoek naar een accountant die meerwaarde kan bieden bij de controle? Of ziet u de controle echt als een ‘moetje’ maar wilt u ons wel de gelegenheid geven om u te overtuigen dat het echt anders kan? Neem dan contact op met mij of mijn collega Aad van der Burgh. Wij komen graag met u in gesprek om uit te leggen hoe wij bij u de controle zouden aanpakken en hierbij van toegevoegde waarde kunnen zijn!

Roy Gorter